Termo de Abertura do Projeto (Project Charter)

Introdução

O termo de abertura do projeto é um documento que apresenta a importância do empreendimento e um plano geral para sua execução. As partes desse escrito são explicadas nesse artigo.

Estrutura do Documento

O termo de abertura do projeto pode ser dividido em duas grandes partes: o objetivo do projeto e a equipe de projeto.

Objetivo do Projeto

Esta seção deve conter a justificativa do projeto (rationale), seu conteúdo (objetivos intermediários) e a estratégia inicial para sua execução.

Rationale

Antes de despender esforços no planejamento e execução de um projeto, é necessário que se entenda claramente a necessidade dele. Para tal, informações suficientes devem ser reunidas e organizadas. A parte do termo de abertura do projeto que traz esse estudo é a justificativa, também conhecida como rationale.

Objetivos

Considerando o cenário exposto na justificativa, aquilo que o projeto pretende mudar deve ser apresentado em seguida. Para facilitar a execução dele, objetivos intermediários podem ser delimitados, de forma que uma meta maior seja atingida ao final do empreendimento.

É importante que os objetivos sejam S.M.A.R.T.:

  • Specific (específicos);
  • Measurable (mensuráveis);
  • Agreed (acordados entre as partes);
  • Realistic (realísticos);
  • Time-framed (com duração definida).

Estratégia

Essa seção consiste em um primeiro planejamento para a execução do projeto. A principal questão a ser respondida é “Como sair da situação do rationale e atingir os objetivos intermediários?” Ainda não se detelham as tarefas, custos e limites de tempo. Isso deverá ser feito na etapa de planejamento.

Equipe do Projeto

A equipe é formada pelo comitê de gerenciamento, pelo gerente de projeto e pela equipe de execução. Faz, ainda, parte desta seção do termo de abertura do projeto, o sistema de controle de mudanças.

Comitê de Gerenciamento

Deve conter representantes dos órgãos ou grupos que têm interesse nos resultados do projeto, bem como daqueles que serão afetados pela sua execução e finalização. Este comitê é o nível mais alto de gerenciamento do projeto.

Gerente de Projeto

É o responsável pela execução do projeto. Não atua diretamente nas tarefas de execução, porém acompanha o andamento do empreendimento se comunicando com os responsáveis por cada área em que o projeto for dividido.

Equipe de Execução

Nesta fase, geralmente, apenas os responsáveis por cada área são definidos. Eles deverão reportar a execução do projeto quando for iniciado e cuidar de suas respectivas equipes.

Sistema de Controle de Mudanças

Consiste no conjunto de regras para a aprovação de mudanças no planejamento ao longo da execução do projeto. Através desse sistema, procura-se um meio de se adequar às novas necessidades identificadas ao longo do projeto sem que se perca o controle de sua execução. Além disso, ele fornece um meio de controle de qualidade, pois constantemente avaliará quão bem o projeto foi planejado e ajustará seu curso para atingir os objetivos definidos.

Conclusão

O termo de abertura do projeto é um documento essencial que contém as respostas às perguntas básicas relacionadas ao projeto:

  • Por que o projeto será realizado?
  • Em que consiste o projeto?
  • Como ele será executado?
  • Quem é responsável pelas decisões de mais alto nível do projeto?
  • Quem será o gerente do projeto?
  • Quem será o responsável por cada área do projeto?
  • Como devem ser tratadas as mudanças necessárias ao longo do projeto?

Além disso, após sua aprovação pelo comitê de gerenciamento e pelo gerente de projeto, o documento se torna o marco de início da execução do empreendimento, que passará para a etapa de planejamento.

Por se tratar de uma grande responsabilidade, o termo deve ser escrito por uma equipe, consultando-se o comitê e os envolvidos quando pertinente. Ademais, manter registros escritos de tudo o que for tratado ajuda a comprovar as decisões tomadas, além de poderem ser anexados ao termo de abertura. Acordos verbais não possuem validade nesse contexto.

Referência

edX. IDBx: IDB6.1x Project Management Techniques for Development Professionals. 2017. Disponível em: https://courses.edx.org/courses/course-v1:IDBx+IDB6.1x+1T2017/


 

Eu adoro ouvir sua opinião! Você já teve que escrever ou já teve contato com um termo de abertura de projeto? Acha que vale a pena ter um documento como esse? Deixe sua opinião ou experiência pessoal nos comentários.

No próximo artigo, construiremos um exemplo de termo de abertura do projeto. Até lá!

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